Utrechtse Communicatiekring

[VIDEO] Terugblik bijeenkomst 'De NAVO-top van binnenuit'

Thu, 25 Sep 2025 14:27:48 +0200

Een bomvolle Statenzaal in het Provinciehuis van Utrecht, drie zwaargewichten uit het communicatieteam van de NAVO-top en een nieuwsgierig UCK-publiek dat wilde weten: wat gebeurt er eigenlijk achter de schermen van zo’n gigantisch internationaal evenement? Dat was het decor van de UCK-talkshow De NAVO-top van binnenuit op donderdagavond 18 september.

Voor het eerst in de geschiedenis vond de NAVO-top in Nederland plaats, en wel in Den Haag. Met recht de grootste veiligheids- en communicatie-operatie die ons land ooit kende. Hoe organiseer je dat? Welke strategische keuzes maak je? En hoe ga je om met mediadruk, demonstraties, desinformatie en bewonersparticipatie?

Vijf themablokken
Onder de soepele leiding van Youssef Eddini (managing director van Van Luyken Groep en UCK-lid) gingen Pieter Ton (projectleider communicatie Tastforce NAV-top), Leonie Otto (projectleider communicatie gemeente Den Haag) en Ward Bezemer (coördinerend woordvoerder NAVO-top) met elkaar en het publiek in gesprek. In vijf themablokken kwamen alle facetten voorbij: van de hectische voorbereidingen en de zoektocht naar een gezamenlijk narratief tot de slimme inzet van middelen en de lessen die zij meenemen naar toekomstige projecten.

Niet alleen strakke regie
Wat bleef hangen? Dat communicatie bij dit soort tops niet alleen draait om strakke regie, maar juist ook om creativiteit, flexibiliteit en het vermogen om met onverwachte wendingen om te gaan. Van het laten interviewen van hoogwaardigheidsbekleders door kinderen tot het bestrijden van nepnieuws: de voorbeelden waren even verrassend als leerzaam.

Unieke blik
De avond leverde niet alleen een unieke blik achter de schermen op, maar ook waardevolle lessen voor ons vak. De gouden tip van de sprekers: zorg dat je overeind blijft – professioneel én mentaal – in een context die constant onder druk staat.

Na afloop werd er nog lang nagepraat tijdens de borrel, waar de gesprekken minstens zo levendig doorgingen. Al met al een inspirerende avond, waar we als Utrechtse Communicatiekring met trots op terugkijken.

Foto's Rogier van den Berg.

Met gezonde financiën goede dingen goed doen

Mon, 15 Sep 2025 11:28:37 +0200

De afgelopen tien jaar zorgde Joost Spaapen dat de financiën bij de UCK dik op orde waren. Nu neemt Ted van Hintum zijn taken als penningmeester over.

‘Bij mijn aantreden was de financiële administratie al goed geregeld hoor’, zegt Joost. “Mijn voorganger Raoul Zonnenberg had net samen met toen-bestuurslid Rogier van den Berg een nieuw systeem opgeleverd, waarmee het grootste deel van het administratieve gedoe geautomatiseerd werd. Dankzij dat systeem kunnen we, behalve heel efficiënt bijeenkomsten organiseren, ook de bijdragen van de ongeveer 350 deelnemers innen”.

Meer taken

Ted weet inmiddels al aardig zijn weg in de geavanceerde software, maar een penningmeester heeft nog meer taken. Zoals opstellen van de jaarbegroting in december, incasseren van de deelnemersbijdragen door het jaar heen en elk kwartaal een financieel verslag opleveren voor het bestuur. Zijn eerste kwartaalverslag heeft Ted zojuist gemaakt op aanwijzingen van Joost. In het vervolg kan hij daarvoor teruggrijpen op een overdrachtsdocument. Naast het telefoonnummer van Joost natuurlijk.

Bruisende locaties

Tussendoor moeten uiteraard rekeningen betaald worden en onderhandelingen gevoerd over de prijzen van locaties. Joost: “Bij de rekeningen heb ik er een sport van gemaakt om wanneer mogelijk binnen 24 uur te betalen. Voor de meestal Utrechtse ondernemers is dat een aangename verrassing. Ze doen dan ook graag zaken met de UCK. De locaties zijn voor ons natuurlijk heel belangrijk. We willen dat ze bruisend zijn, anders, en meestal in Utrecht zelf, met een borrel na.” Ted voegt toe: “We houden altijd onze ogen open voor bijzondere locaties, al kunnen er niet eindeloos nieuwe bij. Per bijeenkomst kijken we wat passend is bij de inhoud en de verwachte opkomst. “

Geweten

Behalve verantwoordelijk voor de euro’s is de penningmeester bij de UCK ook bestuurslid. Dat betekent iedere zes weken bestuursoverleg, deels mee-organiseren van activiteiten en zorgen dat daar voldoende geld voor is. Bovendien meedenken over de strategie en visie voor de langere termijn. Dus over vragen als: Wie zijn we, welke deelnemers willen we en welke bijeenkomsten? Ted: “Het bestuur is een beetje het geweten van de UCK. We voeren discussies over wat we wel en niet doen, wat het juiste is. We willen een professionele club zijn. Goede dingen goed doen. Ik vind het leuk en belangrijk om daar als vrijwilliger aan mee te werken“.

Interessante bijeenkomsten

De UCK staat er financieel goed voor. De eigen bijdrage bleef ook in 2025 bescheiden: met de eerste prijsstijging sinds vijftien jaar ging die van 110 naar 125 euro. Daarmee worden de flink hogere kosten in de afgelopen jaren van locaties en catering opgevangen, want de UCK werkt zonder subsidies of sponsoren en vrijwilligers voeren de meeste activiteiten en taken uit. Ted: “Onze ambitie is om verstandig beleid te voeren. Zodat we ook op langere termijn financieel gezond blijven en interessante bijeenkomsten kunnen blijven organiseren”.

Terugblik UCK-bijeenkomst: Lea Bouwmeester en Pieter de Winter over engagement

Fri, 23 May 2025 14:24:16 +0200

In een tijdperk van politieke versnippering, informatie-overload en mondige burgers is het duidelijk geworden: traditioneel stakeholdermanagement volstaat niet langer. Tijdens de themabijeenkomst van de Utrechtse Communicatiekring (UCK) op 19 mei jongstleden kwamen Public Affairs-professionals en communicatie-experts op inspirerende wijze samen om te verkennen hoe organisaties kunnen doorgroeien naar actief stakeholder engagement.

Veranderende rol
Onder het motto "Bouwen aan duurzame relaties in een chaotische tijd", deelden Lea Bouwmeester (strategisch adviseur, gespreksleider en voormalig Tweede Kamerlid) en Pieter de Winter (Manager team Public Affairs en team Corporate Advies bij ProRail) als experts op het snijvlak van Public Affairs en communicatie hun inzichten.
Zij lieten zien hoe essentieel het is om échte, betekenisvolle gesprekken te voeren in een dynamische omgeving. Geen eenrichtingsverkeer, maar luisteren, co-creëren en meebewegen. Bouwmeester benadrukte de noodzaak van empathisch luisteren en transparantie, terwijl De Winter inging op de strategische kracht van samenwerking tussen communicatie en Public Affairs bij ProRail.

Wendbaar
Tijdens de bijeenkomst werd duidelijk hoe een geïntegreerde aanpak organisaties helpt om wendbaar en geloofwaardig te blijven, juist als de druk toeneemt. Deelnemers gingen naar huis met nieuwe perspectieven én praktische handvatten om stakeholderrelaties toekomstbestendig vorm te geven.

Lea Bouwmeester en Pieter de Winter inspireren tijdens UCK-bijeenkomst over engagementMet deze bijeenkomst bracht de UCK opnieuw professionals bij elkaar die geloven in de kracht van verbinding – ook, en misschien juist, in turbulente tijden.

Utrechtse Communicatiekring

[VIDEO] Terugblik bijeenkomst 'De NAVO-top van binnenuit'

Met gezonde financiën goede dingen goed doen

Terugblik UCK-bijeenkomst: Lea Bouwmeester en Pieter de Winter over engagement

Foto's: Kim Stijger.