Privacyverklaring UCK

Privacyverklaring UCK

Als je lid bent van de Utrechtse Communicatiekring (UCK) of - als introducé - deelneemt aan activiteiten, gaat de UCK netjes om met je gegevens en verstrekken wij je gegevens niet aan derden voor marketingdoeleinden. Wij gebruiken en verwerken je gegevens alleen t.b.v. het doel waarvoor je ze ons hebt gegeven en in overeenstemming met de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De wet die sinds 25 mei 2018 van kracht is en er vooral op is gericht dat jouw persoonsgegevens niet ongevraagd worden gebruikt (of misbruikt) voor marketingdoeleinden.

Welke gegevens verzamelt de UCK?

We verzamelen alleen gegevens die je zelf verstrekt. Het grootste gedeelte zijn gegevens van leden. Daarnaast van introducees voor de bijeenkomsten, van gastsprekers, en van oud-leden.

Van leden/oud-leden:

  • Voor- en achternaam*
  • Privéadres: Straat, huisnummer, postcode en woonplaats*
  • Telefoonnummer(s)*
  • Emailadres correspondentie en facturatie*
  • Rekeningnummer en bankgegevens*
  • Geboortedatum*
  • Geslacht*
  • Organisatienaam
  • (Type) organisatie waar je voor werkt*
  • Functie*
  • Sociale media accounts (Twitter, Facebook, LinkedIn)
  • Website
  • Disciplines waar je in werkt
  • Foto

De gegevens met een * zijn verplicht in te vullen als je lid wordt.

Van introducees  voor bij bijeenkomsten:

  • Voor- en achternaam*
  • Mailadres*
  • Telefoonnummer*
  • Bedrijf/functie*
  • Naam lid die je introduceert

Van gastsprekers:

  • Voor- en achternaam*
  • Mailadres*
  • Telefoonnummer*

Waarvoor gebruiken we die gegevens?

De Utrechtse Communicatiekring is een netwerk van en voor communicatieprofessionals. De reden  van ons bestaan is het organiseren van bijeenkomsten voor de leden. Daar hebben we je gegevens voor nodig.

We gebruiken de gegevens voor:

  • Uitnodigen leden voor bijeenkomsten via mail. Wil je geen uitnodigingen voor bijeenkomsten meer per mail ontvangen? Je kunt dat aangeven via een opt-out knop in de uitnodiging
  • Netwerk beschikbaar stellen op het besloten deel van de website
  • Ledenadministratie, facturering lidmaatschapsgeld en evt. kosten bijeenkomsten
  • Registreren introducees om misbruik van introducé-regeling te voorkomen (introductie kan maximaal één keer per drie jaar. Doel van introductie is proeven aan lidmaatschap).
  • Bewaren gegevens oud-leden om eventueel misbruik van de introducé-regeling te voorkomen
  • No-show bijhouden en betreffende leden erop aanspreken
  • Analyses/acties t.b.v. (optimaliseren) bedrijfsvoering en het verbeteren dienstverlening. Bijvoorbeeld met tevredenheidsenquêtes of analyses van ledenbestand op grond waarvan we ons wervingsbeleid aanpassen.

Wie verwerken je gegevens?

Afhankelijk van de taken/verantwoordelijkheden hebben mensen of partijen meer of minder toegang tot je gegevens. Met de verschillende partijen hebben wij een verwerkingsovereenkomst.

Waar worden gegevens bewaard?

Ons webplatform is de basis voor praktisch al onze activiteiten. Volledige administratie vindt hier plaats. Soms maken we exports (bijvoorbeeld gastenlijsten of exports voor de bank). Die slaan we op in speciale UCK-mappen van Google Drive. Deze exports worden direct na gebruik verwijderd. Ook vindt e-mailverkeer tussen bestuursleden en programmacommissie-leden plaats. Er is een Gmail account voor e-mail van secretariaat, verdere e-mail onderling is in eigen beheer.

Hoe lang bewaren we gegevens?

De UCK verzamelt persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld:

  • Gegevens van leden: zolang ze lid zijn
  • Gegevens van oud-leden: 3 jaar
  • Gegevens van gastsprekers: 3 jaar
  • Gegevens van no-show: 3 jaar
  • Gegevens van introducees: 3 jaar

Hoe zit het met veiligheid?

We hebben passende maatregelen getroffen om te voorkomen dat er misbruik gemaakt kan worden van jouw gegevens.

  • We werken bewust met een integraal, centraal beveiligd online platform en Google Drive.
  • Onze netwerkverbindingen zijn o.a. beveiligd via versleuteling met een SSL-certificaat
  • Toegang tot het systeem kan alleen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Bestuursleden en programmacommissieleden hebben alleen toegang tot onderdelen die voor de uitoefening van hun specifieke functie relevant zijn.
  • Er is aandacht bij bestuur en programmacommissie voor het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

Komen de gegevens buiten de EU terecht?

Nee, de UCK opereert vooral in Nederland.

Welke sociale media gebruiken we?

Op de website van UCK staan share buttons van sociale media. We willen natuurlijk graag dat leden worden gestimuleerd onze berichten te delen en te liken via hun eigen socials. Zelf plaatsen we op onze sociale mediaplatformen (Twitter, LinkedIn en Facebook) vooral berichten over bijeenkomsten en communicatienieuws uit de regio en over de UCK zelf. UCK heeft een besloten LinkedIn-groep waar leden met elkaar kunnen uitwisselen.

Elk sociaal medium heeft zijn eigen privacyverklaring. Lees ze hier:

Cookies

Gebruik van permanente cookies

De UCK maakt in de eerste plaats gebruik van functionele cookies deze zijn nodig voor een prettig werkende website. Daarmee kunnen we je herkennen bij een nieuw bezoek en weten we dat je als was ingelogd bijvoorbeeld. Ook wanneer je toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden.

Hierdoor hoef je niet steeds jouw voorkeuren te herhalen waardoor je dus tijd bespaart. Deze cookies kun je verwijderen via de instellingen van je browser.

Google Analytics

Voor het verzamelen van statistieken over het gebruik en bezoek van de Website, maken we gebruik van analyticsdiensten. Deze gegevens worden door de aanbieder van deze analyticsdiensten geanalyseerd en de resultaten hiervan worden aan ons verstrekt.

Zo krijgt de UCK inzicht in hoe de Website wordt gebruikt en kan aan de hand van die gegevens de Website en/of haar dienstverlening zo nodig aanpassen.

Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

Social Media

Via de Website wordt toegang geboden tot verschillende sociale media, zoals Facebook, LinkedIn en Instagram. Met behulp van deze zogenaamde social plugins kun je informatie op de website met anderen delen en deze aanbevelen. Via de social plugins worden door derde partijen cookies op jouw Apparaat geplaatst. Dit kunnen cookies zijn die als doel hebben jouw gebruikservaring te optimaliseren, maar er kunnen tevens tracking cookies worden geplaatst die worden gebruikt om je surfgedrag over meerdere websites te volgen en een profiel van jouw surfgedrag op te bouwen.

In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan

De toestemming die je hebt gegeven voor het plaatsen en uitlezen van cookies, kun je altijd intrekken door je browser zo in te stellen dat deze geen cookies accepteert of door alle in jouw browser reeds geplaatste cookies te verwijderen. Raadpleeg de helpfunctie van je browser om te zien op welke wijze je de cookies kunt verwijderen.

Je moet er wel rekening mee houden dat het verwijderen van cookies tot gevolg kan hebben dat bepaalde onderdelen van de Website niet of niet goed meer werken.

Het weigeren en verwijderen van cookies heeft alleen gevolgen voor de computer en de browser waarop je deze handeling uitvoert. Als je gebruik maakt van meerdere computers en/of browsers moet je de bovengenoemde handeling(en) voor iedere computer en/of browser herhalen.

Wat zijn je rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Als lid kun je dit gemakkelijk zelf doen via je login op de site. Hou er wel rekening mee dat sommige gegevens verplicht en noodzakelijk zijn voor het lidmaatschap. Wil je geen mails meer krijgen met uitnodigingen voor bijeenkomsten? Geef dat aan in een van de mails die je ontvangt. Ben je geen lid, maar introducee geweest, of gastspreker, en wil je weten welke gegevens we van je bewaren? Neem dan contact met ons op.

Hoe gaan we om met eventuele datalekken?

We melden deze binnen 72 uur bij Autoriteit persoonsgegevens en aan betrokkenen. We lossen het probleem ook zo snel mogelijk op, al dan niet met deskundige ondersteuning.

Privacy-officer

Iets melden of vragen? Neem contact op met Nienke van Helden via info@communicatiekring.nl.

Sluiten