Privacyverklaring Utrechtse Communicatiekring (UCK)
Geactualiseerd op 10 december 2025
De Utrechtse Communicatiekring (UCK) hecht veel waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en hoe we jouw privacy beschermen. We volgen hierbij de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Contactgegevens
Stichting Utrechtse Communicatiekring (UCK)
Website: www.communicatiekring.nl
E-mail: info@communicatiekring.nl
Privacycontactpersoon: Raymond de Jong
Welke gegevens verwerken we?
Wij verwerken alleen persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt. Dat betreft gegevens van:
• Deelnemers en oud-deelnemers
• Introducees bij bijeenkomsten
• Gastsprekers
Deelnemers / oud-deelnemers
Verplicht bij deelnemerschap:
- Voor- en achternaam*
- Privéadres: Straat, huisnummer, postcode en woonplaats*
- Telefoonnummer(s)*
- Emailadres correspondentie en facturatie*
- Rekeningnummer en bankgegevens*
- Geboortedatum*
- Organisatienaam
- (Type) organisatie waar je voor werkt*
- Functie
- Sociale media accounts (Twitter, Facebook, LinkedIn)
- Website
- Disciplines waar je in werkt
- Foto
Introducees
• voor- en achternaam
• e-mailadres
• telefoonnummer
• organisatie/functie
• naam van de deelnemer die jou introduceert
Gastsprekers
• voor- en achternaam
• e-mailadres
• telefoonnummer
Waarom verwerken we jouw gegevens?
1. Deelnemeradministratie
• verwerken van aanmeldingen
• facturatie van de jaarbijdrage
Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
2. Organiseren van bijeenkomsten
• versturen van uitnodigingen per e-mail
• registreren van introducees (max. één keer per 3 jaar)
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang en uitvoering van de overeenkomst.
Je kunt je altijd afmelden via de opt-out in onze e-mails.
3. Netwerkfunctie van de UCK
• tonen van deelnemersprofielen op het besloten deel van de website
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
4. Bedrijfsvoering en kwaliteitsverbetering
• analyseren van het deelnemersbestand
• uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken
• optimaliseren van onze dienstverlening
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
5. Registreren van no-shows
• bijhouden van afwezigheid en het aanspreken van deelnemers
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
Met wie delen we gegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat volgens de wet is toegestaan. Dit gebeurt wanneer:
• we externe partijen inzetten die gegevens namens ons verwerken;
• dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst;
• je hiervoor toestemming hebt gegeven;
• we dit wettelijk verplicht zijn.
Voorbeelden van partijen waarmee we samenwerken:
• Procurios (webplatform), (www.procurios.com)
• Nova Efficiency (secretariaat), (www.novaefficiency.com)
• Rabobank (betalingsverwerking), (www.rabobank.nl)
• IT- en hostingpartijen
• E-mail- en communicatiediensten (o.a. Gmail, Google Workspace)
Met deze partijen hebben wij overeenkomsten om jouw gegevens te beschermen.
Worden gegevens buiten de EU verwerkt?
Ja, dat kan voorkomen.
Wij maken gebruik van Google-diensten (o.a. Drive, Gmail en Docs). Google is een Amerikaans bedrijf, waardoor gegevens ook buiten de Europese Unie kunnen worden verwerkt. Google werkt onder het EU–US Data Privacy Framework, waardoor deze doorgifte volgens Europese regels is toegestaan.
Socialmediaplatformen zoals LinkedIn, YouTube en Instagram verwerken eveneens gegevens buiten de EU wanneer je via onze website of socials met hen interacteert.
Wij zorgen ervoor dat passende waarborgen worden toegepast zoals vereist door de AVG.
Bewaartermijnen
• gegevens van deelnemers: zolang iemand deelnemer is
• gegevens van oud-deelnemers: 3 jaar
• introducees: 3 jaar
• no-showregistratie: 3 jaar
• gastsprekers: 3 jaar
Na afloop van de bewaartermijnen verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.
Beveiliging
Wij beschermen jouw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen:
• beveiligd webplatform (Procurios)
• SSL-versleuteling
• toegangsbeheer per functie
• beveiligde opslag in Google Drive
• interne afspraken over zorgvuldig gebruik van persoonsgegevens
Cookies & analyse
Functionele cookies
Deze zijn noodzakelijk voor de website en het onthouden van instellingen.
Analytische cookies (Google Analytics)
Wij gebruiken Google Analytics om bezoekersstatistieken bij te houden.
• IP-adressen worden geanonimiseerd
• gegevens worden niet gedeeld met andere Google-diensten
• analytische cookies worden alleen geplaatst met jouw toestemming
Je kunt jouw cookievoorkeur altijd aanpassen of toestemming intrekken.
Social media
Op onze website staan links en knoppen naar LinkedIn, YouTube en Instagram. Deze platforms kunnen cookies plaatsen of jouw gedrag volgen. Bekijk hiervoor hun eigen privacyverklaringen. Lees ze hier:
Jouw rechten
Je hebt het recht om:
• je gegevens in te zien
• je gegevens te laten corrigeren of verwijderen
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
• beperking van verwerking aan te vragen
• gegevensoverdraagbaarheid te vragen (voor zover van toepassing)
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Als deelnemer kun je veel gegevens zelf aanpassen via je UCK-inlog.
Overige verzoeken kun je mailen naar: info@communicatiekring.nl.
Datalekken
Bij een (mogelijk) datalek melden wij dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en – indien nodig – aan betrokkenen. We lossen het probleem zo snel mogelijk op.
Vragen?
Heb je vragen over privacy of deze verklaring?
Mail ons via info@communicatiekring.nl, t.a.v. Raymond de Jong.