‘Bij mijn aantreden was de financiële administratie al goed geregeld hoor’, zegt Joost. “Mijn voorganger Raoul Zonnenberg had net samen met toen-bestuurslid Rogier van den Berg een nieuw systeem opgeleverd, waarmee het grootste deel van het administratieve gedoe geautomatiseerd werd. Dankzij dat systeem kunnen we, behalve heel efficiënt bijeenkomsten organiseren, ook de bijdragen van de ongeveer 350 deelnemers innen”.  

Meer taken

Ted weet inmiddels al aardig zijn weg in de geavanceerde software, maar een penningmeester heeft nog meer taken. Zoals opstellen van de jaarbegroting in december, incasseren van de deelnemersbijdragen door het jaar heen en elk kwartaal een financieel verslag opleveren voor het bestuur. Zijn eerste kwartaalverslag heeft Ted zojuist gemaakt op aanwijzingen van Joost. In het vervolg kan hij daarvoor teruggrijpen op een overdrachtsdocument. Naast het telefoonnummer van Joost natuurlijk. 

Bruisende locaties

Tussendoor moeten uiteraard rekeningen betaald worden en onderhandelingen gevoerd over de prijzen van locaties. Joost: “Bij de rekeningen heb ik er een sport van gemaakt om wanneer mogelijk binnen 24 uur te betalen. Voor de meestal Utrechtse ondernemers is dat een aangename verrassing. Ze doen dan ook graag zaken met de UCK. De locaties zijn voor ons natuurlijk heel belangrijk. We willen dat ze bruisend zijn, anders, en meestal in Utrecht zelf, met een borrel na.” Ted voegt toe: “We houden altijd onze ogen open voor bijzondere locaties, al kunnen er niet eindeloos nieuwe bij. Per bijeenkomst kijken we wat passend is bij de inhoud en de verwachte opkomst. “

Geweten

Behalve verantwoordelijk voor de euro’s is de penningmeester bij de UCK ook bestuurslid. Dat betekent iedere zes weken bestuursoverleg, deels mee-organiseren van activiteiten en zorgen dat daar voldoende geld voor is. Bovendien meedenken over de strategie en visie voor de langere termijn. Dus over vragen als: Wie zijn we, welke deelnemers willen we en welke bijeenkomsten?  Ted: “Het bestuur is een beetje het geweten van de UCK. We voeren discussies over wat we wel en niet doen, wat het juiste is. We willen een professionele club zijn. Goede dingen goed doen. Ik vind het leuk en belangrijk om daar als vrijwilliger aan mee te werken“.

Interessante bijeenkomsten

De UCK staat er financieel goed voor. De eigen bijdrage bleef ook in 2025 bescheiden: met de eerste prijsstijging sinds vijftien jaar ging die van 110 naar 125 euro. Daarmee worden de flink hogere kosten in de afgelopen jaren van locaties en catering opgevangen, want de UCK werkt zonder subsidies of sponsoren en vrijwilligers voeren de meeste activiteiten en taken uit. Ted: “Onze ambitie is om verstandig beleid te voeren. Zodat we ook op langere termijn financieel gezond blijven en interessante bijeenkomsten kunnen blijven organiseren”.