Online samenwerken en verbinden, wat brengt het ons?

04-04-2020

Als onderdeel van het UCK Online Project gaat de Utrechtse Communicatiekring diverse themaprogramma’s maken. De eerste productie in deze reeks presenteren we vandaag, zaterdag 4 april: ‘Online samenwerken en verbinden, wat brengt het ons?’.

Het is te bekijken via het UCK YouTube-kanaal. De uitzending duurt 35 minuten. De eindredactie van dit programma was in handen van Myriam Heffels. Zij maakte voor ons ook onderstaande ruime samenvatting.

Verkenning
In deze uitzending verkent presentatrice Judith de Bruijn samen met twee studiogasten, Alies Cornelissen van Evolve en Jeroen Labots van AVEX, de verschillende uitdagingen en ontdekkingen van online samenwerken. Alies is UCK-lid en consultant interne social media. Ze helpt organisaties bij het slim verbinden van hun medewerkers door het inzetten en managen van online platformen. Jeroen is als product portfolio manager bezig met innovaties in videocommunicatie en online toepassingen voor diverse events en organisaties.

Inzichten
Beide gasten delen hun inzichten over hoe we zowel effectief als prettig met elkaar online samenwerken, hoe je organisaties bij elkaar houdt en welke rol (interne) communicatie professionals hierin kunnen spelen? Enkele leden van UCK vertellen vanaf hun thuiswerkplek waar ze zelf tegenaan lopen, wat hen bijzonder verraste en welke tip hen heeft geholpen. Even geen zin om de uitzending te bekijken, of liever alles nog eens nalezen? Dit artikel geeft je een samenvatting van wat er in de studio werd besproken.

Wat houdt Alies en Jeroen op dit moment bezig?
Alies heeft het als consultant op dit moment heel erg druk als online helpdesk voor haar klanten. Ze ziet dat organisaties nu veel meer noodzaak zien in het inzetten van online communicatietools. In die zin helpt deze crisis om mensen mee te krijgen, nieuwe dingen te proberen en ze snel voor elkaar te krijgen. Omdat AVEX ook evenementen verzorgt en dit helemaal is weggevallen, ligt de uitdaging voor Jeroen vooral in het online krijgen van deze evenementen. Dat varieert van alternatieve sociale bijeenkomsten tot lessen en zelfs videocommunicatie vanuit crematoria omdat mensen een uitvaart niet meer mogen bezoeken. Ook is Jeroen betrokken bij het opzetten van videoverbindingen in ziekenhuizen zodat mensen toch met elkaar in contact kunnen blijven en dat zo makkelijk mogelijk te maken. Steeds weer is het maatwerk om te kijken naar de beste online oplossing, liefst zo dat deze ook na deze crisis nog relevant blijft.

De uitdagingen van online samenwerken
Eerst was iedereen op zoek naar tools, nu zijn mensen op zoek naar hoe deze te vormen naar hun behoeftes, en dan vooral ook een vervanging voor het gebrek aan sociaal contact. Zo richtte Alies een virtuele coffeecorner in voor een klant: Een ruimte waar de hele organisatie terecht kan om iets leuks te delen. Hierin kun je een selfie of vlog van je thuiswerkplek of een lekker lunchrecept delen. Of je vraagt je collega’s bijvoorbeeld hoe zij in beweging blijven. Jeroen beaamt dat mensen het veel leuker vinden om een snel videootje te maken dan een lange tekst te maken en lezen. Online is het makkelijk delen.

Tegelijkertijd is er ook veel afleiding tijdens het werk. Volgens Jeroen accepteren mensen op dit moment dat online contact hebben niet altijd goed gaat omdat er ook kinderen of andere zaken zijn die de aandacht afleiden. En af en toe maakt iemand een misser die gretig wordt gedeeld en waar we allemaal van leren, zoals diegene die dacht dat de camera uitstond en de telefoon meenam naar het toilet.

Goed vergaderen, hoe doe je dat online?
Het werken met online tools is voor velen nog wennen: Omgaan met ruis  en leren dat het handig is om jezelf op mute te zetten als je niet aan het woord bent. Online vergaderingen zijn meestal korter en meer to the point. Je vergadering moet toegevoegde waarde hebben en de aandacht vasthouden, want mensen hebben online veel meer de kans om af te haken. In de gratis versie van Zoom kun je maximaal 40 minuten vergaderen. Dat kan handig zijn omdat het je dwingt tot een strakkere agenda. Die agenda en duidelijke structuur is belangrijk, evenals duidelijke regels en het aanstellen van een voorzitter die de regels uitlegt, handhaaft en orde houdt.

Ook is het goed je te realiseren dat alles wat in een offline vergadering gebeurt, online sterker overkomt. Wie offline stil is, is online nog minder aanwezig, en omgekeerd. Vooraf goed voorbereiden van de vergadering, delen van de agenda en afspreken wie bij welk punt het woord doet helpt daarbij. Tot slot: Maak de groep niet te groot. Rond de zes mensen is wat Alies en Jeroen betreft wel het maximum. Je kunt dan iedereen nog in beeld houden. Wil je met grotere groepen communiceren is een webinar meer geschikt.

De ontdekkingen van online verbinden

Onze leden zien ook heel veel nieuwe mogelijkheden: Een groepsvergadering met 60 mensen zonder dat er door elkaar gepraat wordt, je 50e verjaardag vieren via een Zoom call met de hele familie, online cursussen geven in plaats van offline. Het tempo waarmee nieuwe mogelijkheden ontwikkeld en belemmeringen omzeild worden is hoog. Alies ziet dat er echt een versnelling plaatsvindt van digitale transformatie bij organisaties en dat veel mensen echt creatief aan de slag gaan, ook om het hoofd boven water te houden.

Sneltreinvaart
Ook Jeroen ziet dat de adaptatie van nieuwe technieken in sneltreinvaart verloopt en tot leuke initiatieven leidt zoals online orkesten en dansscholen . Waar de consumentenmarkt in voorloopt, zoals online gamen, is vaak een voorloper voor wat er later op de zakelijke markt voltrekt. Bedrijven nemen dit nu over. Men maakt daarnaast bijzondere combinaties van tools om bijvoorbeeld online brainstorms te houden of online klaslokalen waarbij je een whiteboard kunt delen en virtueel je hand op kunt steken.

Onderlinge band
Het valt Alies ook op dat je je collega’s op een heel andere manier leert kennen en dat dit de onderlinge band versterkt. Je ziet nu elkaars thuisomgeving, en teamcalls beginnen altijd met een check in hoe het met iedereen gaat, terwijl het voorheen veel meer direct over werk zou gaan. Bovendien scheelt online werken ook veel tijd: Je hoeft niet al je klanten persoonlijk te bezoeken om ze te helpen, waardoor je meer klanten kunt helpen in dezelfde tijd.

De drie fases in het ontdekkingsproces

Alies onderscheid drie fases in het ontdekkingsproces. Eerst begon men met basale tools om te kunnen videobellen, vervolgens kwam de vraag hoe blijven we meer betrokken bij elkaar en nu vraagt men zich echt af hoe je bestaande processen online kunt laten doorlopen. Hoe ga je bijvoorbeeld trainingen op afstand geven en welke tools gebruik je daarbij? Het vraagt om het anders inrichten van je trainingen, met kleinere groepen. Jeroen voegt toe dat je zo trainingscapaciteit ook kan opschalen; dit gebeurt bijvoorbeeld nu in ziekenhuizen, om zorgverleners snel bij te spijkeren. Je hoeft er niet meer altijd bij te zijn; je kunt het in je eigen tijd terugkijken, of je voorbereiden aan de hand van online programma’s. Er is zelfs een intelligent platform waarmee je onderwerpen in een video kunt terugvinden.

Hoe houden we het online werken vol?
Thuiswerken is inderdaad vermoeiender; het is een valkuil om de hele dag door te werken. Af en toe een wandeling of even weg bij je scherm is wel fijn. Sommige teams beginnen hun vergadering ook iets eerder en doen samen een online work-out. Met kinderen die thuisonderwijs volgen is het extra pittig om thuis te werken. Enerzijds is het dan handig dat je je werk daaromheen kunt plannen, anderzijds moet je oppassen niet de hele dag bezig te blijven.

Wat is de rol van de communicatieprofessional in online verbinden?
Wat Alies betreft spelen communicatieprofessionals vooral een belangrijke rol in het helpen medewerkers mee te nemen in waar de organisatie naartoe gaat. Dat betekent het adviseren van het management als ‘voice from the top’. Ook als je nog niet alles weet is het fijn als je, net als Rutte met zijn toespraak, je medewerkers laat weten hoe het ervoor staat. Daarnaast vraag het om het opstellen van een contentstrategie vanuit communicatie: Welke thema’s zijn belangrijk, wat speelt er en welke content ga je daarvoor ontwikkelen? Vraag  medewerkers vooral ook waar zij behoefte aan hebben of welke oplossingen zij bedacht hebben. Dat is online eenvoudig te peilen, en iedereen kan ervan leren. Het is één van de manieren om mensen mee te blijven nemen, naast het goed scheiden van need to know en nice to know content, en het faciliteren van sociale activiteiten.

Noodzaak
Jeroen ziet een kans voor communicatie om juist nu te onderzoeken wat effectiever is online en wat niet, om zo straks een goed beleid te kunnen bepalen. Door de noodzaak kan er ook veel nu; we hechten minder belang aan het goed volgen van alle regels zoals de AVG ten gunste van experimenteren. Dit heeft ook gevolgen voor Governance in organisaties; met name overheden nemen nu onder de loep hoe ze hun online beleid aan de huidige tijd kunnen aanpassen.

Capaciteit
Online events organiseren biedt ook een kans om je bereik te vergroten: Je capaciteit is niet meer beperkt door de grootte van je zaal en je trekt ook bezoekers die anders vanwege de grote afstand niet zouden deelnemen. Alies verwacht ook dat dit, als deze crisis achter ons ligt, deels zal blijven bestaan.

“Probeer alles”, zegt Jeroen als laatste tip. “Wees zo efficiënt mogelijk zodat je zoveel mogelijk tijd overhoudt voor het sociale.” Alies voegt toe: “Ga gluren bij de buren. Je hoeft echt niet alles zelf te verzinnen. Ik denk dat UCK daarvoor een heel mooi online platform zou kunnen bieden zodat wij als communicatieadviseurs ook onderling ideeën en ervaringen met elkaar kunnen uitwisselen.”

Productie - Online samenwerken en verbinden, wat brengt het ons?
Gasten: Alies Cornelissen (Evolve) en Jeroen Labots (AVEX)
Presentatie: Judith de Bruin
Regie/Montage: Raymond de Jong
Eindredactie: Myriam Heffels
Vormgeving: Bianca Spierenburg
Techniek en studiolocatie: AVEX, Utrecht
Ledenbijdrage (naar idee van Machteld Kooij): Jan van Beijnhem, Jenneke Blanken, Leonie van den Hatert, Joost Spaapen

« Terug

Lees overig nieuws

Twitter

Sluiten